The Access to Memory (AtoM) Foundation is holding its Annual General Meeting (AGM) on September 24^th at 9:00 a.m. PDT / 12:00 p.m. EDT / 6:00 p.m. CEST (4:00 p.m. UTC).

As per the AtoM Foundation’s bylaws, the meeting is open to all members in good standing. Feel free to visit https://accesstomemoryfoundation.org/ and click on the login button to verify your membership status.

We hope you will be available to join us for this meeting. We are looking forward to discussing the work done over the past year by our dedicated volunteers and to receiving your feedback and input with regards to the priorities and future directions of the AtoM Foundation.

The agenda and related documents have been posted on the Foundation’s 2026 AGM website. If you did not receive this information, please reach out to the AtoM Secretariat for this information and the Zoom meeting link: operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org

Unless otherwise specified, the institutional member’s contact person will be the person considered delegated to act (vote and participate) on behalf of the member. If the contact person is not available, the member may appoint another person from their institution/organization as their representative for the AGM. To identify an alternate representative, AtoM Foundation members should RSVP to Isabelle Alain, info@accesstomemoryfoundation.org by September 23, 2026. 

The Members' Forum for the 2026 AGM will be an open discussion. Please feel free to prepare institutional member updates and discussion questions; this forum is also an opportunity to raise other concerns. Updates and discussion topics can be submitted ahead of time.

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La Fondation Access to Memory (AtoM) tiendra son assemblée générale annuelle (AGA) le 24 Septembre prochain à 9 h 00 (HAP) / midi (HAE) / 18 h 00 (HAEC) / 16 h 00 (TUC).

Conformément aux règlements de la Fondation AtoM, la réunion est ouverte à tous les membres en règle. N'hésitez pas à vous rendre à l'adresse https://accesstomemoryfoundation.org/ et à cliquer sur le bouton de connexion (Log in) pour vérifier votre statut de membre.

Nous espérons que vous serez en mesure de vous joindre à nous pour cette réunion. Il nous fera plaisir de discuter du travail accompli au cours de la dernière année par nos bénévoles dévoués et de recevoir vos commentaires et suggestions concernant les priorités et les orientations futures de la Fondation AtoM.

L’ordre du jour et les documents connexes ont été publiés sur le site Web consacré à l’assemblée générale annuelle 2026 de la Fondation. Si vous n’avez pas reçu ces renseignements, veuillez communiquer avec le secrétariat d’AtoM pour les obtenir, ainsi que le lien vers la réunion Zoom :  operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org

À moins d’avis à l’effet du contraire, la personne-ressource du membre institutionnel sera la personne apte à agir (voter et participer) au nom du membre. Si la personne-ressource n’est pas disponible, le membre peut nommer une autre personne pour représenter l’institution/organisation comme représentant à l’AGA. Pour identifier un représentant alternatif, les membres de la Fondation AtoM devraient envoyer un message à Isabelle Alain à info@accesstomemoryfoundation.org d’ici le 23 septembre 2026.

Le forum des membres pour l'AGA 2026 sera une discussion ouverte. N'hésitez pas à préparer à l'avance des mises à jour en tant que membres institutionnels et des questions à discuter ; ce forum est également l'occasion de soulever d'autres préoccupations. Les mises à jour et les sujets de discussion peuvent être soumis à l'avance.

The AtoM Foundation supports the adoption and sustainability of Access to Memory (AtoM), an open-source archival content management system used by heritage institutions across the globe. We are seeking volunteers to contribute their expertise and enthusiasm to our mission of ensuring the project’s sustainability through accountability to its user community and the fostering of ongoing technical development that responds to the evolving needs of institutions, users, and archivists.

As a volunteer with the AtoM Foundation, you will have the opportunity to:

• contribute to the development and improvement of AtoM software, a leading open-source archival application;
• assist in documentation and community-building efforts to ensure that users are equipped to make the most of AtoM and participate in its ongoing development;
• collaborate with a broad community of archivists and information professionals dedicated to promoting access to cultural heritage.

 

We are currently recruiting for the Board of Directors.

 

To express your interest in volunteering with the AtoM Foundation and for more information, please visit https://forms.gle/2iE441oq2KLMK2SA8  or contact the Chair of the Board of Directors (anna.dysert@tufts.edu). We encourage applications from anyone with an interest in AtoM and open-source software development, project management, fundraising, non-profit governance, or metadata and descriptive standards.

 

Learn more about the Foundation at our website: https://accesstomemoryfoundation.org/

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La Fondation AtoM soutient l'adoption et la durabilité d'Access to Memory (AtoM), un système à code source libre de gestion de fonds d'archives utilisé par les institutions du patrimoine à travers le monde. Nous recherchons des bénévoles désireux de mettre leur expertise et leur enthousiasme au service de notre mission : assurer la durabilité du projet en restant responsables vis-à-vis de sa communauté d'utilisateurs et en favorisant un développement technique continu qui réponde aux besoins en constante évolution des institutions, des utilisateurs et des archivistes.

En tant que bénévole de la Fondation AtoM, vous aurez l'occasion de

• contribuer au développement et à l'amélioration du logiciel AtoM, une application à code source libre de premier plan pour la description des archives;
• aider à la documentation et aux efforts de construction de la communauté pour vous assurer que les utilisateurs bien équipés puissent tirer le meilleur parti d'AtoM et participer à son développement continu;
• collaborer avec une large communauté d'archivistes et de professionnels de l'information qui se consacrent à la promotion de l'accès au patrimoine culturel.

Nous recrutons actuellement pour le Conseil d’administration.

Si vous souhaitez exprimer votre intérêt pour le bénévolat au sein de la Fondation AtoM, veuillez consulter le site https://forms.gle/2iE441oq2KLMK2SA8 ou contacter la présidente du Conseil d'administration (anna.dysert@tufts.edu). Nous encourageons les candidatures de toute personne intéressée par le développement de logiciels AtoM et code source libre, la gestion de projets, la collecte de fonds, la gouvernance d'organisations à but non lucratif ou les normes de métadonnées et de description.

Pour en savoir plus sur la Fondation, vous pouvez consulter notre site: https://accesstomemoryfoundation.org 

The Access to Memory (AtoM) Foundation is holding its Annual General Meeting (AGM) on November 12, 2025 at 9:00 a.m. PST / 12:00 p.m. EST / 6:00 p.m. CET (5:00 p.m. UTC).

As per the AtoM Foundation’s bylaws, the meeting is open to all members in good standing. Feel free to visit https://accesstomemoryfoundation.org/ and click on the login button to verify your membership status.

We hope you will be available to join us for this meeting. We are looking forward to discussing the work done over the past year by our dedicated volunteers and to receiving your feedback and input with regards to the priorities and future directions of the AtoM Foundation.

The agenda and related documents have been posted on the Foundation’s 2025 AGM website. If you did not receive this information, please reach out to the AtoM Secretariat for this information and the Zoom meeting link: operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org

Unless otherwise specified, the institutional member’s contact person will be the person considered delegated to act (vote and participate) on behalf of the member. If the contact person is not available, the member may appoint another person from their institution/organization as their representative for the AGM. To identify an alternate representative, AtoM Foundation members should RSVP to Isabelle Alain, info@accesstomemoryfoundation.org by November 11, 2025. 

The Members' Forum for the 2025 AGM will be an open discussion. Please feel free to prepare institutional member updates and discussion questions; this forum is also an opportunity to raise other concerns. Updates and discussion topics can be submitted ahead of time.

The AtoM Foundation is seeking volunteers to contribute their expertise and enthusiasm to our mission of facilitating access to archival collections. The Foundation’s role is to oversee and support the development, sustainability, and adoption of Access to Memory (AtoM) as a multilingual, multi-repository open-source application for standards-based archival description and access.

As a volunteer with the AtoM Foundation, you will have the opportunity to:

• contribute to the development and improvement of AtoM software, a leading open-source archival application;
• assist in documentation and community-building efforts to ensure that users are equipped to make the most of AtoM and participate in its ongoing development;
• collaborate with a broad community of archivists and information professionals dedicated to promoting access to cultural heritage.

We are currently recruiting for the Board of Directors.

To express your interest in volunteering with the AtoM Foundation and for more information, please visit https://forms.gle/QTPkVYqWGXX8QeNLA or contact the Chair of the Board of Directors (anna.dysert@mcgill.ca). We encourage applications from anyone with an interest in AtoM and open-source software development, project management, fundraising, non-profit governance, or metadata and descriptive standards. 

Learn more about the Foundation at our website: https://accesstomemoryfoundation.org/

Mark your calendars - the AtoM Foundation will be holding its 2025 AGM on November 12 from 12:00 ET to 1:30 via Zoom.

As per the AtoM Foundation’s bylaws, the meeting is open to all members in good standing. Feel free to visit https://accesstomemoryfoundation.org/ and click on the login button to verify your membership status.

We hope you will be available to join us for this meeting. We are looking forward to discussing the work done over the past year by our dedicated volunteers and to receiving your feedback and input with regards to the priorities and future directions of the AtoM Foundation.

We will be in touch in the coming weeks with the formal notice of the Annual General Meeting, including the agenda.  

Hello AtoM Foundation Members,

The AtoM 3 Roadmap Committee has prepared a survey to get member feedback on the Design Principles presented at the AtoM Foundation Annual General Meeting in November.

The survey includes a small section for each Design Principle, a general feedback section and a section to better understand how your institution is using AtoM.

A link to the presentation slides can be found at the beginning of the survey.

We look forward to your feedback and thank you for your participation.

AtoM 3 Roadmap Committee

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Chers membres de la Fondation AtoM,

Le Comité de la feuille de route AtoM 3 a préparé un questionnaire afin de recueillir les commentaires des membres sur les principes de conception présentés lors de l'assemblée générale annuelle de la Fondation AtoM en novembre.

Le questionnaire comprend une brève section pour chaque principe de conception, une section de commentaires généraux et une section visant à mieux comprendre de quelle manière votre institution utilise AtoM.

Un lien vers la présentation se trouve au début du sondage.

Nous vous remercions de votre participation et attendons vos commentaires avec impatience.

Comité de la feuille de route AtoM 3

Save the Date – AtoM Foundation AGM / Prenez note – Date de l’AGA de la Fondation AtoM

Hello AtoM Foundation Members. 

I wanted to introduce myself to you and to ask you to save the date for our upcoming AtoM Foundation AGM in November.  As the new Chair of the AtoM Foundation Board of Directors, I can tell you that your Board and committees have been working very hard over the past year on governance issues to help move the Foundation forward in its goals of improving and ensuring the long-term sustainability of the AtoM software.  We are very excited to have this opportunity to inform you about all our hard work and to hear from you all with regards to the future directions of the AtoM Foundation. 

For now, I ask that you please keep November 22nd free as we aim to hold the AGM on this date.  I will be in touch in the coming weeks with the formal notice of the Annual General Meeting as well as an agenda for discussion. 

Please do not hesitate to reach out if you have any questions or concerns regarding the work of the AtoM Foundation. 

I look forward to meeting you all virtually very soon. 

Thanks, and take care.
Brett Lougheed

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Bonjour chers membres de la Fondation AtoM,

Je voulais me présenter et vous demander de noter la date de notre prochaine AGA de la Fondation AtoM qui se tiendra en novembre.  En tant que nouveau président du conseil d’administration de la Fondation AtoM, je peux vous assurer que votre conseil et vos comités ont travaillé très dur au cours de la dernière année sur les questions de gouvernance afin de faire avancer la Fondation dans la réalisation de ses objectifs d’amélioration et de pérennisation du logiciel AtoM.  Nous sommes très heureux d’avoir cette opportunité de vous informer de tout notre travail et d’entendre votre avis sur les orientations futures de la Fondation AtoM. 

Pour l’instant, je vous demande de bien vouloir réserver la journée du 22 novembre car nous souhaitons tenir notre AGA à cette date.  Je vous contacterai dans les semaines à venir avec la convocation officielle de l’assemblée générale annuelle, ainsi qu’avec un ordre du jour à discuter.

N’hésitez pas à me contacter si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le travail de la Fondation AtoM. 

Au plaisir de vous rencontrer tous virtuellement très bientôt. 

Merci et portez-vous bien.
Brett Lougheed

Dear Colleagues,

The Access to Memory (AtoM) Foundation is holding its second Annual General Meeting (AGM) on November 9 at 9:00 a.m. PST / 12:00 p.m. EST / 5:00 p.m. BST (5:00 p.m. UTC). Click to see the meeting agenda. Interested parties are welcome to attend, as observers.

Unless otherwise specified, the institutional member’s contact person will be the person considered delegated to act (vote and participate) on behalf of the member. If the contact person is not available, the member may appoint another person from their institution/organization as their representative for the AGM. Individual members are not eligible to vote but are welcome to attend.

Elections

The Board of Directors consists of:

• David Alexander, Royal British Columbia Museum and Archives (2020)

• Heather Gordon, City of Vancouver Archives (2019-2020)

• Paul Hebbard, Simon Fraser University (Secretary) (2019-2021)

• Jeremy Heil, Queen’s University (Chair) (2019-2020)

• Tim Hutchinson, University of Saskatchewan (Treasurer) (2019-2020)

• Regina Landwehr, University of Calgary (2020)

• Karen Trivette, State University of New York (Vice-Chair) (2019-2021)

• Qing (Jason) Zou, Lakehead University (2019-2021)

The AGM will include the Foundation’s election for the Board of Directors. Board members are elected for two-year terms. Once the new Board of Directors is elected by the membership, the new Board will appoint officers (Chair, Vice-Chair, Secretary, and Treasurer).

There are up to six positions open this year, with David Alexander, Heather Gordon, Jeremy Heil, Tim Hutchinson, and Regina Landwehr having reached the end of their terms. David, Tim, and Regina have all expressed a desire to stand for re-election, leaving up to three positions uncontested.

What does the Board do?

The Board of Directors oversees the Foundation and its activities to support the AtoM community, with a current focus on the development of AtoM 3. The Foundation has contracted a part-time secretariat service to enable board members to focus more on planning, fundraising, and organizational development rather than day-to-day operational issues.

What is the time commitment?

The Board is currently meeting monthly (by conference call for approximately 1.5 hours), with some discussions and work between meetings. This time commitment is likely to be fluid, depending upon the time of the year and ongoing activities and deadlines.

Helpful experience

Individuals with some of the following skills and experience would be especially welcomed candidates for the AtoM Foundation Board of Directors:

• Managing budgets, projects, fundraising, writing grant applications
• Experience with communications and marketing
• Experience using AtoM software
• Experience with other open source projects
• Experience with non-profit governance
• Experience using archival description standards (RAD, ISAD(G), DACS, Dublin Core, ISAAR-CPF, etc.)
• Experience with metadata standards (e.g., EAD, EAC, PREMIS, METS, RDF, etc.)

How to apply

Interested candidates should submit a short expression of interest that explains their interest in joining the AtoM Foundation Board of Directors. Please outline your experience with AtoM and any other relevant knowledge, skills, and experience. Please also indicate your current membership status. While membership in good standing is encouraged, a membership is not required for election to the Board of Directors.

Submit expressions of interest, and any questions, to:

Christina Nichols
AtoM Foundation Operations Manager
operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org

Deadline for submissions is Monday, November 2, 2020

Candidates should attend the AGM on November 9. If you are unable to attend the AGM, please indicate this in your expression of interest. Nominations from the floor are also allowed.

AGM Materials

The proposed agenda and unsigned Financial statements have been attached with this email. These documents, along with additional materials, including the Board Report, will be posted to the website and accessible by password. Members will receive a password and link in the coming weeks.

Sincerely,
Jeremy Heil

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Chers collègues,

La Fondation Access to Memory (AtoM) tiendra sa deuxième assemblée générale annuelle (AGA) le 9 novembre à 9 h 00 (HNP) / midi (HNE) / 17 h 00 (GMT) / 17 h 00 (TUC). L’ordre du jour de l’assemblée est disponible ici.

À moins d’avis à l’effet du contraire, la personne-ressource du membre sera la personne apte à agir (voter et participer) au nom du membre. Si la personne-ressource n’est pas disponible, le membre peut nommer une autre personne pour représenter l’institution/organisation comme représentant à l’AGA. Les membres individuels n’ont pas le droit de vote mais sont les bienvenus.

Élections

Le conseil d’administration est constitué des personnes suivantes :

• David Alexander, Royal British Columbia Museum and Archives (2020)

• Heather Gordon, City of Vancouver Archives (2019-2020)

• Paul Hebbard, Simon Fraser University (secrétaire) (2019-2021)

• Jeremy Heil, Queen’s University (président) (2019-2020)

• Tim Hutchinson, University of Saskatchewan (trésorier) (2019-2020)

• Regina Landwehr, University of Calgary (2020)

• Karen Trivette, State University of New York (vice-présidente) (2019-2021)

• Qing (Jason) Zou, Lakehead University (2019-2021)

L’AGA comprendra l’élection du conseil d’administration de la Fondation. Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans. Lorsque les membres auront élu le nouveau conseil, ce dernier nommera des administrateurs (président(e), vice-président(e) et trésorier(trésorière)).

Jusqu’à six postes sont ouverts cette année, David Alexander, Heather Gordon, Jeremy Heil, Tim Hutchinson et Regina Landwehr étant arrivés au terme de leur mandat. David, Tim et Regina ont tous exprimé le désir de se représenter, laissant jusqu’à trois postes non contestés.

Que fait le conseil d’administration?

Le conseil d’administration surveille la Fondation et ses activités de soutien de la communauté AtoM, l’accent actuel visant le développement de la version AtoM 3. La Fondation a récemment confié à contrat des services de secrétariat à temps partiel pour que les membres du conseil puissent se consacrer à la planification, à la levée de fonds et au développement organisationnel, plutôt qu’à la gestion des activités courantes.

Combien de temps faut-il y consacrer?

À l’heure actuelle, le conseil se réunit tous les mois (par téléconférence d’environ 1,5 heure), discute et travaille dans l’intervalle. Cet engagement de temps devrait être fluide, selon la période de l’année ainsi que les activités en cours et les échéances.

Expérience utile

Les personnes possédant certains des antécédents et compétences ci-après seraient des candidats de choix pour siéger au conseil d’administration de la Fondation AtoM :

• Gestion de budgets et de projets, levée de fonds, rédaction de demandes de subventions

• Expérience dans les domaines des communications et du marketing

• Expérience de l’utilisation du logiciel AtoM

• Expérience d’autres projets à code source ouvert

• Expérience de la gouvernance d’organismes sans but lucrative

• Expérience de l’utilisation des normes de description archivistique (RAD, ISAD(G), DACS, Dublin Core, ISAAR-CPF, etc.)

• Expérience des normes de métadonnées (p. ex., EAD, EAC, PREMIS, METS, RDF, etc.)

Mise en candidature

Les candidats intéressés devraient soumettre une brève expression d’intérêt décrivant ce qui les motivent à vouloir siéger au conseil d’administration de la Fondation AtoM. Il faut exposer son expérience avec AtoM de même que toutes autres connaissances, compétences et expérience, et préciser quel est son statut de membre. Bien qu’il soit souhaitable d’être membre en règle, il n’est pas obligatoire d’être membre pour être élu au conseil d’administration.

Acheminer les expressions d’intérêt et les questions à :

Christina Nichols
Gestionnaire des opérations, Fondation AtoM
operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org

Date de clôture des candidatures : le lundi 2 novembre 2020.

Les candidats devraient participer à l’AGA du 9 novembre. Si vous ne pouvez y participer, veuillez le mentionner dans votre expression d’intérêt. Des mises en candidature seront également acceptées lors de l’AGA.

Documentation pour l’AGA

Le projet d’ordre du jour et les états financiers non signés ont été joints à ce courriel. Ces documents, ainsi que des documents supplémentaires, dont le rapport du conseil d’administration, seront publiés sur le site web et accessibles par mot de passe. Les membres recevront un mot de passe et un lien dans les prochaines semaines.

Cordialement,
Jeremy Heil

Chair, Board of Directors / Président du conseil d’administration
Access to Memory Foundation / Fondation Access to Memory

Dear colleagues,

I am writing to you today to provide you with an update on the recent activities and developments of the Access to Memory (AtoM) Foundation.

AtoM 3 Roadmap Committee

The Roadmap Committee (RC) is charged with developing recommendations relating to the functional and design requirements for AtoM 3, using a framework that will allow progression from broader user stories to more detailed requirements. It is also charged with participating in request for proposal processes relating to the development of AtoM 3.

We are thrilled to announce the composition of the newly formed AtoM 3 Roadmap Committee, comprised of the following individuals:

Kelli Babcock      University of Toronto Libraries
Alex Garnett       Simon Fraser University
Dan Gillean         Artefactual Systems
Cliff Hight            Kansas State University Libraries (Special Collections)
Anna McNally     University of Westminster, UK
Vicky Phillips       National Library of Wales
Kim Stathers       Northern BC Archives & Special Collections
Dave Stewart      Royal BC Museum

The RC will be guided by Board members Karen Trivette, Associate Professor and Head of Special Collections and College Archives for the Fashion Institute of Technology-State University of New York, and Qing (Jason) Zou, Interim University Librarian at Lakehead University. Karen and Jason will act as Co-Liaisons to the RC.

Together, this eight-member RC, plus the Co-Liaisons, reflects a diverse array of institutions, roles, and locales; this diversity will foster the development of AtoM 3 to be a universally applicable tool across institution types and indeed the globe.

AtoM Foundation Board Composition

I regret to announce the departure of Lara Wilson, former Chair of the AtoM Foundation Board, who stepped down from the Board this past month. Remaining members wish to thank her for her valuable service and they wish her well in all her future endeavors. With Lara’s departure, Jeremy Heil of Queen’s University Archives will now serve as Chair, and Karen Trivette will take over the role of Vice-Chair.

Lastly, with a vacancy on the AtoM Foundation Board of Directors, the Board is actively seeking another member to serve until the next Annual General Meeting in September 2020. All interested parties should contact board-all at accesstomemoryfoundation.org to relay their interest to serve and to receive further instruction.

Thank you for your time and attention. Please look for more communication from the AtoM Foundation Board about the development of AtoM 3 and the activity of the Roadmap Committee.

Sincerely,

Jeremy Heil

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Chers collègues,

Je vous écris aujourd’hui pour vous informer des activités et des développements récents au sujet de la Fondation Access to Memory (AtoM).

Comité de la feuille de route AtoM 3

Le Comité de la feuille de route (CR) est chargé d’élaborer des recommandations relatives aux exigences fonctionnelles et de conception d’AtoM 3, en utilisant un cadre qui permettra de passer de scénarios utilisateurs plus généraux à des exigences plus détaillées. Il est également chargé de participer aux processus d’appel d’offres relatifs au développement d’AtoM 3.

Il nous fait donc plaisir d’annoncer la composition du nouveau Comité de la feuille de route AtoM 3 :

Kelli Babcock      University of Toronto Libraries
Alex Garnett       Simon Fraser University
Dan Gillean         Artefactual Systems
Cliff Hight           Kansas State University Libraries (Special Collections)
Anna McNally    University of Westminster, UK
Vicky Phillips      National Library of Wales
Kim Stathers      Northern BC Archives & Special Collections
Dave Stewart     Royal BC Museum

Le CR sera guidé par les membres du Conseil d’administration Karen Trivette, professeure associée et responsable des collections spéciales et des archives du collège pour le Fashion Institute of Technology-State University of New York, et Qing (Jason) Zou, bibliothécaire universitaire intérimaire à l’Université Lakehead. Karen et Jason assureront la co-liaison avec le CR.

Ensemble, les huit membres du CR et les deux co-liaisons représentent une diversité d’institutions, de rôles et de lieux; cette diversité favorisera le développement d’AtoM 3 pour en faire un outil universellement applicable pour tous les types d’institutions, et ce, dans le monde entier.

Composition du Conseil d’administration de la Fondation AtoM

J’ai le regret d’annoncer le départ de Lara Wilson, ancienne présidente du Conseil d’administration de la Fondation AtoM, qui a quitté ses fonctions le mois dernier. Les membres restants souhaitent la remercier pour ses précieux services et lui souhaiter bonne continuation dans ses activités futures. Suite au départ de Lara, Jeremy Heil, des archives de l’Université Queen’s, assurera désormais la présidence et Karen Trivette assumera le rôle de vice-présidente.

Pour terminer, le Conseil d’administration de la Fondation AtoM a donc présentement un poste vacant et est à la recherche d’un nouveau membre qui serait intéressé à siéger jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle en septembre 2020. Toute personne intéressée est invitée à contacter board-all at accesstomemoryfoundation.org pour faire part de son intérêt à joindre le Conseil et recevoir des instructions supplémentaires.

Je vous remercie de votre temps et de votre attention. Surveillez les prochaines communications du Conseil d’administration de la Fondation AtoM pour plus d’information au sujet du développement d’AtoM 3 et des activités du Comité de la feuille de route.

Cordialement,

Jeremy Heil

______________________________________________________
Jeremy Heil, Chair, Board of Directors / Président du conseil d’administration
Access to Memory Foundation / Fondation Access to Memory

Dear Colleagues,

The Access to Memory (AtoM) Foundation is holding its first Annual General Meeting (AGM) on October 16 at 9:00 a.m. PDT / 12:00 p.m. EDT / 5:00 p.m. BST (4:00 p.m. UTC). The meeting agenda is attached to this message. Interested parties are welcome to attend, as observers.

Unless otherwise specified, the institutional member’s contact person will be the person considered delegated to act (vote and participate) on behalf of the member. If the contact person is not available, the member may appoint another person from their institution/organization as their representative for the AGM.

Elections

The inaugural Board of Directors consists of:

• Creighton Barrett, Dalhousie University (Chair)

• Heather Gordon, City of Vancouver Archives

• Paul Hebbard, Simon Fraser University (Secretary)

• Jeremy Heil, Queen’s University

• Tim Hutchinson, University of Saskatchewan (Treasurer)

• Lara Wilson, University of Victoria (Vice-Chair)

The AGM will include the Foundation’s first election for the Board of Directors. Board members are elected for two-year terms. Once the new Board of Directors is elected by the membership, the new Board will appoint officers (Chair, Vice-Chair, Secretary, and Treasurer).

To allow for staggered terms going forward, the inaugural Board will ask the membership to extend Heather Gordon, Jeremy Heil, and Tim Hutchinson’s directors’ positions for one year. Then, the Foundation will hold an election for up to six directors’2 positions. Inaugural Board members Paul Hebbard and Lara Wilson will seek election for a two-year term.

What does the Board do?

The Board of Directors oversees the Foundation and its activities to support the AtoM community, with a current focus on the development of AtoM 3. The Foundation recently contracted a part-time secretariat service to enable board members to focus more on planning, fundraising, and organizational development rather than day-to-day operational issues.

What is the time commitment?

Board members are actively establishing the Foundation and laying the groundwork for a sustainable, member-driven roadmap for AtoM. The board is currently meeting every two weeks (by conference call for approximately 1.5 hours), with some discussions and work between meetings. This time commitment is likely to be fluid, depending upon the time of the year and ongoing activities and deadlines.

Helpful experience

Individuals with some of the following skills and experience would be especially welcomed candidates for the AtoM Foundation Board of Directors:

• Managing budgets, projects, fundraising, writing grant applications

• Experience with communications and marketing

• Experience using AtoM software

• Experience with other open source projects

• Experience with non-profit governance

• Experience using archival description standards (RAD, ISAD(G), DACS, Dublin Core, ISAAR-CPF, etc.)

• Experience with metadata standards (e.g., EAD, EAC, PREMIS, METS, RDF, etc.)

How to apply

Interested candidates should submit a short expression of interest that explains their interest in joining the AtoM Foundation Board of Directors. Please outline your experience with AtoM and any other relevant knowledge, skills, and experience. Please also indicate your current membership status. While membership in good standing is encouraged, a membership is not required for election to the Board of Directors.

Submit expressions of interest, and any questions, to:

Christina Nichols
AtoM Foundation Operations Manager
operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org
Deadline for submissions is Friday, October 11, 2019.

Candidates should attend the AGM on October 16. If you are unable to attend the AGM, please indicate this in your expression of interest. Nominations from the floor are also allowed.

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Chers collègues,

La Fondation Access to Memory (AtoM) tiendra sa toute première assemblée générale annuelle (AGA) le 16 octobre à 9 h 00 (heure du Pacifique) / midi (heure de l’Est) / 17 h 00 (heure d’Été britannique) / 16 h 00 (temps universel coordonné). L’ordre du jour de l’assemblée est annexé à ce message.

À moins d’avis à l’effet du contraire, la personne-ressource du membre sera la personne apte à agir (voter et participer) au nom du membre. Si la personne-ressource n’est pas disponible, le membre peut nommer une autre personne pour représenter l’institution/organisation comme représentant à l’AGA.

Élections

Le conseil d’administration initial est constitué des personnes suivantes :

• Creighton Barrett, Université Dalhousie (président)

• Heather Gordon, City of Vancouver Archives

• Paul Hebbard, Université Simon Fraser (secrétaire)

• Jeremy Heil, Université Queen’s

• Tim Hutchinson, Université de la Saskatchewan (trésorier)

• Lara Wilson, Université de Victoria (vice-présidente)

L’AGA prévoit la première élection du conseil d’administration de la Fondation. Les administrateurs auront un mandat de deux ans. Lorsque les membres auront élu le nouveau conseil, ce dernier nommera des administrateurs (président(e), vice-président(e) et trésorier(trésorière)).

Pour que les mandats puissent être étalés à l’avenir, le conseil initial demandera aux membres de prolonger d’un an le mandat de Heather Gordon, Jeremy Heil et Tim Hutchinson. Par la suite, la Fondation tiendra des élections pour jusqu’à concurrence de six postes d’administrateurs. Paul Hebbard et Lara Wilson, qui siègent au conseil initial, poseront leur candidature pour un mandat de deux ans.

Que fait le conseil d’administration?

Le conseil d’administration surveille la Fondation et ses activités de soutien de la communauté AtoM, l’accent actuel visant le développement de la version AtoM 3. La Fondation a récemment confié à contrat des services de secrétariat à temps partiel pour que les membres du conseil puissent se consacrer à la planification, à la levée de fonds et au développement organisationnel, plutôt qu’à la gestion des activités courantes.

Combien de temps faut-il y consacrer?

Les membres du conseil établissent activement les bases de la Fondation afin de fournir une feuille de route durable, axée sur les membres, pour AtoM. À l’heure actuelle, le conseil se réunit toutes les deux semaines (par téléconférence d’environ 1,5 heure), discute et travaille dans l’intervalle. Cet engagement de temps devrait être fluide, selon la période de l’année ainsi que les activités en cours et les échéances.

Expérience utile

Les personnes possédant certains des antécédents et compétences ci-après seraient des candidats de choix pour siéger au conseil d’administration de la Fondation AtoM :

• Gestion de budgets et de projets, levée de fonds, rédaction de demandes de subventions

• Expérience dans les domaines des communications et du marketing

• Expérience de l’utilisation du logiciel AtoM

• Expérience d’autres projets à code source ouvert

• Expérience de la gouvernance d’organismes sans but lucrative

• Expérience de l’utilisation des normes de description archivistique (RAD, ISAD(G), DACS, Dublin Core, ISAAR-CPF, etc.)

• Expérience des normes de métadonnées (p. ex., EAD, EAC, PREMIS, METS, RDF, etc.)

Mise en candidature

Les candidats intéressés devraient soumettre une brève expression d‘intérêt décrivant ce qui les motivent à vouloir siéger au conseil d’administration de la Fondation AtoM. Il faut exposer son expérience avec AtoM de même que toutes autres connaissances, compétences et expérience, et préciser quel est son statut de membre. Bien qu’il soit souhaitable d’être membre en règle, il n’est pas obligatoire d’être membre pour être élu au conseil d’administration.

Acheminer les expressions d’intérêt et les questions à :

Christina Nichols
Gestionnaire des opérations, Fondation AtoM
operationsmanager@accesstomemoryfoundation.org
Date de clôture des candidatures : le vendredi 11 octobre 2019.

Les candidats devraient participer à l’AGA du 16 octobre. Si vous ne pouvez y participer, veuillez le mentionner dans votre expression d’intérêt. Des mises en candidature seront également acceptées lors de l’AGA.

Cordialement,

Creighton Barrett
Chair, Board of Directors / Président du conseil d’administration
Access to Memory Foundation / Fondation Access to Memory